La facture électronique, aussi appelée « e-facture », élimine le besoin de papier au cours des différentes étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration de la facture qui sont toutes dématérialisées.
Cela représente une transition majeure dans la gestion des transactions financières et simplifie grandement le processus d’intégration dans les systèmes comptables des professionnels ! Opter pour la facture électronique, c’est dire au revoir au papier et accueillir la simplicité la digitalisation des tâches comptables à bras ouverts.
1 – Les enjeux de la facturation électronique !
Bien que la facturation électronique soit présente en France depuis plus de 30 ans, le projet de l’administration introduit de nouvelles informations obligatoires. De plus, les enjeux liés à cette transition majeure sont multiples
Dans un contexte de responsabilité environnementale accrue, il s’agit de réduire de manière significative l’empreinte écologique grâce à la diminution du besoin de papier.
Ensuite, l’objectif est d’accélérer les transactions tout en minimisant les risques d’erreurs, contribuant ainsi à une gestion financière plus efficiente. Cette approche facilite l’intégration des factures dans les systèmes comptables des entreprises.
Un autre défi de la facturation électronique obligatoire consiste à optimiser le processus de paiement des factures, en particulier pour les petites entreprises dont les trésoreries sont souvent grevées par les problématiques de facturation.
Une des raisons majeures réside dans le désir – clairement affiché par l’État – de garantir la collecte intégrale de la TVA et de détecter d’éventuels comportements frauduleux grâce à cette obligation de dématérialisation. Pour rappel, la fraude sociale à la TVA est estimée en France entre 10 et 20 milliards d’euros par an. Le gouvernement français veut agir afin d’endiguer ces pertes colossales.
Enfin, un ultime objectif purement statistique de cette initiative est d’assurer une compréhension plus approfondie et constante des activités des entreprises pour l’administration fiscale.
2 – Les avantages de la facturation électronique
Outre la nécessité de se conformer à la réglementation et, par conséquent, de respecter la loi, l’introduction de la facturation électronique offre une multitude d’avantages.
- Garantir la sécurité du processus de facturation tout en simplifiant la production des déclarations de TVA grâce au pré-remplissage.
La facturation électronique offre une traçabilité améliorée avec des mécanismes automatisés qui assurent la fiabilité et l’authenticité des factures, éliminant ainsi les risques d’erreurs humaines. L’automatisation sécurise et renforce la fiabilité du processus, y compris en matière de stockage des données.
- Une diminution des coûts induits par l’administration des factures.
La dématérialisation des factures offre un avantage financier significatif, réduisant les coûts de traitement de 10 à 20 euros pour une facture papier à seulement 5 euros pour une facture électronique. Cette transition permet d’éliminer définitivement les frais liés au papier, aux impressions, à l’envoi postal et au stockage, générant des économies administratives substantielles, estimées entre 50% et 75% sur le coût de traitement.
- Un raccourcissement du circuit de paiement et une diminution des erreurs.
La facturation dématérialisée améliore la productivité de 30% grâce à l’automatisation des processus, réduisant les délais de traitement de 70%, selon Gestion & Stratégies. Cela se traduit par un paiement plus rapide des fournisseurs, une résolution efficace des litiges, une optimisation des délais de paiement pouvant atteindre 12%, et libère du temps pour les collaborateurs, avec une réduction estimée à 75% du temps de traitement.
- Consolider les liens entre les clients et les fournisseurs.
Cette mise en place contribue également à simplifier les échanges entre clients et les fournisseurs en éliminant les contraintes liées aux délais d’envoi et à la perte de documents. De plus, elle facilite la circulation des informations entre les services, offre une traçabilité pour suivre l’état de traitement des factures, réduit les litiges entre clients et fournisseurs, et optimise les délais de règlement.
3 – Comment le mettre en place ? quelles solutions choisir ? Comment s’y préparer ?
L’obligation de la facturation électronique représente une transformation majeure pour les entreprises dans leurs processus d’achats, de ventes et comptables. Les données requises à l’avenir sont probablement déjà présentes, mais elles ne sont pas toujours structurées dans des flux de données et des systèmes d’informations. Pourtant, elles devront être organisées afin de permettre l’émission des factures.
L’étendue des modifications à mettre en place dépendra de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité, ainsi que des processus et des outils internes déjà en place. Ainsi, la dématérialisation des processus d’achats et de ventes émerge comme un enjeu crucial pour les directions financières au cours des prochaines années.
Voici les différentes étapes à suivre pour aborder au mieux cette transition :
– Faire un audit du système d’information
Il s’agit de passer en revue tous les processus et modules qui sont touchés par les changements et d’analyser la façon dont les factures sont traitées.
– Nettoyer les bases de données
Il convient de mettre à jour le fichier-clients et fournisseurs. Les plateformes de dématérialisation identifient les entreprises impliquées dans chaque transaction par leur numéro SIRET. Pour pouvoir facturer, il est indispensable de disposer d’un fichier qui associe un numéro SIRET au nom de chaque entité concernée. Si ce n’est pas le cas ou si le SIRET est erroné, votre facture sera bloquée.
– Mettre ses factures en conformité
Pour la Direction Générale des Finances Publiques, le passage à la facture électronique s’accompagne d’un enrichissement de la liste des mentions obligatoires sur les factures émises.
Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques entrera en vigueur, les factures devront être parfaitement conformes au risque d’être bloquées.
Afin d’actualiser votre modèle de facture, consultez les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
– Se doter d’une solution de gestion dématérialisée
Les tests de compatibilité se feront courant 2025. Certains arbitrages techniques définis par l’Etat seront rendus dans les prochaines semaines et mois à venir. Durant cette période, il convient de s’assurer que votre solution de gestion sera bien en conformité avec les processus suivants : E-invoicing* entrant, E-invoicing* sortant et E-reporting**. Définissez un temps d’échange avec votre fournisseur en solution logicielle comptable afin qu’il vous accompagne dans la mise en application de la conformité.
4 – La règlementation et le calendrier de mise en place
Conformément à la récente échéance du projet de loi de Finances 2024 et à l’amendement déposé par le gouvernement le 17 octobre 2023, la mise en œuvre de la réforme sur la facturation électronique obligatoire (e-invoicing) se réalisera de manière progressive :
En Septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Les ETI et grandes entreprises auront l’obligation d’émettre les factures électroniques.
En Septembre 2027, ce sera au tour des PME et TPE de se conformer à l’obligation d’émettre les factures de manière dématérialisée.
5 – Ce qu’il est conseillé de mettre en place d’ores-et-déjà pour anticiper cette obligation légale
La transition vers la facturation électronique doit découler d’un accord mutuel avec les clients ou les fournisseurs.
Pour instaurer la facturation électronique, nous vous conseillons dès aujourd’hui de :
- Identifier les clients et les fournisseurs susceptibles de s’aligner sur la dématérialisation fiscale ;
- Élaborer des démarches d’accompagnement ;
- Assurer une communication claire sur les informations et les procédures à suivre.
Ensuite, il est important de sélectionner une plateforme d’échange certifiée et intégrée, assurant la validation fiscale des factures. La consolidation des données fiscales à transmettre à la DGFIP, l’identification de la plateforme du destinataire, l’envoi de la facture après validation, et la notification à chaque partie de l’achèvement des opérations. Pour demeurer conforme à la législation, les entreprises envisageant la mise en place de la facturation électronique doivent impérativement opter pour un logiciel sur mesure.
Pour cela, JDC OCCITANIE est force de proposition pour vous proposer des logiciels intégrant des fonctionnalités essentielles permettant aux entreprises de se conformer à cette prochaine exigence légale de dématérialisation des factures.
Ces solutions logicielles offrent la possibilité de générer de manière automatique des factures électroniques ainsi que des fonctionnalités de gestion commerciale, comptable, des stocks, et de trésorerie.
JDC O.|22/02/2024
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